18/11/2025
HỒ SƠ BẮT BUỘC PHẢI CHUẨN BỊ KHI NHẬN QUYẾT ĐỊNH THANH TRA THUẾ Ở HỘ KINH DOANH
Đợt gần đây mới có nhiều bạn quan tâm về hồ sơ cần chuẩn bị của HKD. CHo nên tôi sẽ liệt kê lại theo kinh nghiệm của tôi để giúp mn có cái nhìn tổng quan hơn.
1. Hồ sơ pháp lý của Hộ kinh doanh
+ Đây là yêu cầu đầu tiên đoàn thanh tra kiểm tra:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- Giấy xác nhận địa điểm kinh doanh
- Thông báo mã số thuế
- Danh sách lao động (nếu có thuê người làm)
- Hợp đồng thuê mặt bằng (nếu có)
- CCCD của chủ hộ
2. Hồ sơ lệ phí môn bài (tờ khai 01/CNKD)
- Tờ khai 01/CNKD
- Chứng từ nộp thuế môn bài
- Biên lai/ủy nhiệm chi nộp tiền
- Tờ khai 01/TTS theo năm
- Quyết định ấn định thuế của Chi cục Thuế
- Thông báo điều chỉnh doanh thu khoán (nếu có)
- Biên lai nộp thuế GTGT + TNCN khoán hàng tháng/quý
- Biên bản điều chỉnh doanh thu theo thực tế kinh doanh
3. Sổ sách bán hàng – theo dõi doanh thu
Dù hộ kinh doanh không bắt buộc lập sổ theo chuẩn kế toán, nhưng khi thanh tra bắt buộc phải có:
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ - Mẫu số S1- HKD
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa - Mẫu số S2-HKD
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh - Mẫu số S3-HKD
- Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN - Mẫu số S4-HKD
- Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động - Mẫu số S5-HKD
- Sổ quỹ tiền mặt - Mẫu số S6-HKD
- Sổ tiền gửi ngân hàng - Mẫu số S7-HKD
5. Hóa đơn điện tử đầu ra – đầu vào (nếu hộ có sử dụng)
Đầu ra:
- Danh sách hóa đơn điện tử đã phát hành
- File PDF + XML
- Phiếu xuất hàng (nếu có quản lý kho)
Đầu vào:
- Hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (> 5 triệu)
- Hợp đồng – phiếu giao hàng (nếu có)
6. Hồ sơ chi phí (để chứng minh thu nhập chịu thuế)
Hộ kinh doanh nộp thuế theo pp Trực tiếp, nhưng khi thanh tra, thuế sẽ hỏi chi phí thực tế để đánh giá:
- Hợp đồng mua hàng
- Phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng
- Sổ theo dõi kho (nếu kinh doanh vật tư, hàng hóa)
- Bảng kê chi phí vận chuyển, chi phí mua hàng
- Chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp
Dù hộ khoán không được trừ chi phí khi tính thuế, nhưng hồ sơ dùng để chứng minh doanh thu, tránh bị ấn định tăng.
7. Hồ sơ lao động (nếu hộ có thuê người)
- Hợp đồng lao động
- Bảng lương, bảng chấm công
- Chứng từ trả lương
8. Hồ sơ ngân hàng/momo/ví điện tử
Đoàn thanh tra sẽ yêu cầu:
- Sao kê tài khoản ngân hàng
- Sao kê Momo – ShopeePay – ZaloPay (nếu dùng)
- Sao kê POS quẹt thẻ (nếu có)
Đây là điểm rất nhiều hộ bị vướng, vì thuế lấy số liệu giao dịch để nội suy doanh thu thực tế.
9. Hồ sơ về mặt bằng – nơi kinh doanh
-Giúp thuế xác định quy mô kinh doanh:
- Hợp đồng thuê nhà/mặt bằng
- Ảnh chụp cửa hàng, biển hiệu
- Văn bản của tổ dân phố/xã xác nhận tình hình kinh doanh (nếu có)
Thuế căn cứ để đánh giá: diện tích → lưu lượng khách → doanh thu.
10. Hồ sơ đối chiếu với cơ quan khác
Trong hồ sơ thanh tra, thuế đôi khi đòi:
- Biên bản kiểm tra Phòng Kinh tế
- Biên bản kiểm tra Quản lý thị trường
- Kết quả kiểm tra môi trường, ATTP (nếu là quán ăn)
Mục đích: so sánh quy mô – sản lượng – nhân công → doanh thu.
